Tímto dokumentem vás, tedy naše dodavatele, obchodní partnery, zákazníky, zaměstnance a zástupce těchto osob a návštěvníky našich webových stránek, informujeme v souladu s čl. 12 a 13 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (dále též „GDPR“) o tom, jakým způsobem a v jakém rozsahu zpracováváme vaše osobní údaje.
Aktuální verze informací o zpracování osobních údajů je k dispozici na https://www.linde-gas.cz/cs/footer/dataprotection.
I. Obecné informace týkající se ochrany osobních údajů
1. Správce osobních údajů a pověřenec pro ochranu osobních údajů
Správcem osobních údajů odpovídajícím za zpracování vašich osobních údajů ve smyslu GDPR a zákona o zpracování osobních údajů je společnost Linde Gas a.s., se sídlem Technoplynu 1324, 19800 Praha 9, IČO: 000 11 754, zapsaná obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod sp. zn. B 411 (dále jen „Linde“). Společnost Linde Gas a.s. je dceřinou společností Linde plc, přičemž Linde plc a její dceřiné společnosti jsou v tomto dokumentu označovány jako „skupina Linde“, která je přední světovou plynařskou a inženýrskou společností.Pověřenec pro ochranu osobních údajů je ve skupině Linde ustaven na úrovni EU a zodpovídá za ochranu osobních údajů nejen v Linde ale i ve všech společnostech skupiny Linde v Evropské unii. Kontakt na pověřence pro ochranu osobních údajů v rámci evropské skupiny Linde („EU GDPO“):
Linde GmbH
EU Group Data Protection Officer
Dr.-Carl-von-Linde-Strasse 6-14, 82049 Pullach, Germany
Email: dataprotection@linde.com
2. Vaše práva jako subjektů údajů
V souvislosti se zpracováním osobních údajů společností Linde náleží všem subjektům údajů podle článků 15 až 21 nařízení GDPR harmonizovaných v legislativě členských států následující práva:
- Právo na přístup k osobním informacím
- Právo na opravu informací
- Právo na výmaz informací
- Právo na omezení zpracování
- Právo na přenositelnost údajů
- Právo vznést námitku
Dále máte také právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů s platností do budoucna. Odvolání souhlasu nemá zpětný účinek, tj. nevztahuje se na zpracování údajů, které proběhlo do okamžiku odvolání souhlasu. Budete-li se domnívat, že zpracování vašich osobních údajů společností Linde není v souladu s nařízením o ochraně osobních údajů, nebo pokud nejste spokojeni s informacemi, které vám poskytujeme, máte právo podat stížnost u příslušného dohledového orgánu (viz. čl. 77 nařízení GDPR), pro Česko je tímto orgánem Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
3. Poskytování informací do třetích zemí a mezinárodním organizacím
Dbáme na to, abychom vaše osobní údaje neposkytovali příjemcům v zemích, v nichž nejsou osobní údaje dostatečně chráněny (třetí země). V některých případech se tomu ale nemůžeme zcela vyhnout. V takovém případě společnost Linde přijala a bude přijímat odpovídající opatření, aby vždy zajistila příslušnou úroveň ochrany údajů u příjemce. Opatření například zahrnují rozhodnutí o přiměřenosti vydaná Evropskou komisí nebo standardní doložky o ochraně údajů přijaté Evropskou komisí a jsou k dispozici u pověřence pro ochranu osobních údajů (EU DGPO).
4. Doba uložení a uchovávání osobních údajů
Osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytně dlouhou dobu potřebnou k plnění našich smluvních závazků. Jakmile dotčené údaje za tímto účelem již nepotřebujeme, většinu vymažeme. Nicméně, určité údaje musíme uchovávat i po ukončení smluvního vztahu, abychom dostáli určitým požadavkům zákona. Jedná se o obchodní a daňovou dokumentaci, doklady a informace související s povinností uchovávání údajů. V takových případech musíme údaje uchovávat nebo ukládat po dobu tří až deseti let a ve výjimečných případech, např. pokud se jedná o soudní spor, až po dobu 30 let.
II. Zpracovávání osobních údajů společností Linde
Skupina Linde nabízí zákazníkům v odvětvích, jako jsou průmysl, maloobchod, obchod, věda a výzkum, i veřejnému sektoru ucelené portfolio produktů a služeb. Naši zákazníci, dodavatelé a partneři jsou stejně různorodí, jako jsme my sami. Abychom se mohli věnovat komplexnímu obchodování na mezinárodní úrovni, musíme zpracovávat i osobní údaje.
1. Typ a původ osobních údajů zpracovávaných společností Linde
Osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu tak, abychom mohli plnit své smluvní a právní závazky vyplývající z obchodních vztahů se zákazníky, dodavateli a partnery. „Zpracování“ například znamená, že údaje shromažďujeme, uchováváme, mažeme nebo předáváme dále. Osobní údaje, které zpracováváme, zahrnují:
- Kmenová data a osobní údaje zákazníků a dodavatelů, tedy jméno, adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu, pozici, oddělení, ve kterém pracují naše kontaktní osoby atd.
- Údaje, které potřebujeme k vystavení faktury a ke zpracování platby, tj. informace o bankovním účtu, daňové identifikační číslo, informace ke správě kreditů atd., pokud jsou dotčeny údaje fyzické osoby.
- Informace týkající se vztahu s dodavateli a zákazníky, tj. historii objednávek, pokud jsou dotčeny údaje fyzické osoby.
- Zvláštní kategorie osobních údajů zákazníků naší divize pro zdravotní péči, tj. informace o diagnóze a léčbě nutné pro terapii.
V obchodním styku se zákazníky pravidelně získáváme osobní údaje, které zpracováváme po dobu trvání obchodního vztahu. V některých případech získáváme také osobní údaje ze společností přidružených ke skupině Linde, např. kontaktní údaje od dodavatelů v rámci řízení dodavatelských vztahů ve skupině Linde. Někdy zpracováváme i osobní údaje získané jiným způsobem v souladu s platnými zákony na ochranu osobních údajů. Pravidelně jde o informace:
- Z veřejně přístupných zdrojů, např. živnostenské a obchodní rejstříky, veletrhy, výstavy, zdroje na internetu, noviny, seznamy firem atd.
- Od třetích stran, které nejsou přidruženy ke skupině Linde, např. živnostenské/obchodní asociace, úvěrové agentury, pojišťovny atd.
2. Účel zpracování osobních údajů společností Linde a právní základ zpracování
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze za povoleným účelem a v souladu s platnými ustanoveními nařízení GDPR a zákonem o zpracování osobních údajů, především za účelem plnění smluvních povinností vůči Vám a efektivní komunikace mezi námi. Osobní údaje tedy zpracováváme zejména pro účely:
- Plnění smluvních závazků – osobní údaje zpracováváme pro plnění smluv dále také pro případné reklamace zboží a služeb a evidenci dodavatelů/zákazníků.
- Výběrová řízení – osobní údaje zpracováváme pro účely výběrových řízení a plnění povinností ze zákona o zadávání veřejných zakázek.
- BOZP – pokud mezi námi dochází k výměně plnění, při kterých nám vznikají zákonné povinnosti na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci („BOZP“), můžeme vaše osobní údaje rovněž zpracovávat za účelem splnění, kontroly a prokázání plnění těchto povinností. V této souvislosti můžeme rovněž zpracovávat dokumentaci prokazující plnění těchto povinností, a to včetně případné fotodokumentace.
- Účetní a daňové doklady – některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních či daňových dokladech. Podle platných právních předpisů (např. zákona o účetnictví či zákona o DPH) máme povinnost tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let.
- Určení, výkon a obhajoba právních nároků – po ukončení smluvního vztahu s vámi můžeme po dobu trvání promlčecích lhůt uchovávat některé z Vašich osobních údajů, jejichž zpracování je nezbytné pro ochranu našich práv a případnou obhajobu právních nároků, včetně vymáhání neuhrazených plateb.
2.1 Osobní údaje zpracováváme, abychom mohli plnit smluvní závazky
Osobní údaje zpracováváme, abychom mohli plnit své smluvní závazky vůči zákazníkům a dodavatelům, nebo abychom mohli provést tzv. předsmluvní opatření, ke kterým přistupujeme na základě konkrétní žádosti.V takových případech je účel zpracování osobních údajů sjednán ve smlouvě, kterou uzavíráme se zákazníkem nebo dodavatelem, a v rámci služeb poskytovaných podle této smlouvy. Patří sem například také zpracování osobních údajů v souvislosti s rozesíláním katalogů, informací nebo s poskytováním našich služeb či s přípravou konkrétních nabídek.
2.2 Osobní údaje zpracováváme, abychom ochránili oprávněné zájmy
Osobní údaje také zpracováváme v zájmu zajištění nutné ochrany oprávněných zájmů společnosti Linde nebo společností patřících do skupiny Linde a v zájmu našich zákazníků (a případně i třetích stran). Osobní údaje v takových případech ale zpracováváme pouze po pečlivém zvážení všech příslušných zájmů.Patří sem např.:
- Dodávky produktů a poskytování služeb
- Zákaznický servis a řešení reklamací
- Adresní zásilky, pokud jste nevyjádřili svůj nesouhlas se zpracováním svých osobních údajů pro tyto účely
- Monitorování veřejně přístupných prostor na našich pobočkách prostřednictvím elektronického vybavení (video monitoring)
- Předávání osobních údajů v rámci skupiny Linde pro interní administrativní účely
2.3 Osobní údaje zpracováváme s vaším souhlasem
Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud jste nám poskytli svůj souhlas. Ten můžete kdykoli odvolat. Vezměte ale, prosím, na vědomí, že zpracování údajů, které proběhlo před odvoláním souhlasu, zůstává dovoleno.
2.4 Osobní údaje zpracováváme, abychom splnili zákonné požadavky
Určité osobní údaje musíme zpracovávat, abychom splnili požadavky stanovené zákonem. Tyto povinnosti mohou vyplývat z určitých ustanovení národních zákonů upravujících obchod, živnostenské podnikání, daně a sociální zabezpečení a z evropské legislativy, např. v souvislosti s nařízeními zakazujícími financování terorismu. Přesněji řečeno, společnost Linde může mít podle této legislativy za povinnost chránit osobní údaje, uchovávat je, oznamovat a shromažďovat, tyto údaje obecně slouží pro účely kontroly ze strany příslušných orgánů.
2.5 Informace týkající se změny účelu
Pokud bychom měli z jakéhokoli důvodu zpracovat vaše osobní údaje za jiným účelem, než za kterým jsme je původně získali, můžeme tak učinit pouze v rozsahu povoleném zákonem, o novém účelu jejich využití vás budeme informovat.
3. Příjemci vašich údajů
Osobní údaje budou poskytovány jiným společnostem patřícím do skupiny Linde, pokud to bude nutné pro ochranu našich zákonných a smluvních práv a závazků a v odpovídajícím rozsahu. K jejich poskytnutí může například dojít v rámci koordinace smluvních služeb. Typickým příkladem jsou centralizované služby řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů, centralizované služby IT a interní centrum sdílených služeb pro finance a účetnictví.Při plnění určitých smluvních závazků spolupracujeme s externími poskytovateli služeb. Je tomu tak například u určitých služeb pro řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů, hostování infrastruktury IT a externího centra sdílených služeb pro finance a účetnictví, zpracování plateb (kreditní karty, inkaso, nákup na účet), logistiky a dodávek, propagačních činností nebo při zpracování online objednávek. I když využíváme služeb externích poskytovatelů služeb, spolupráce vždy probíhá v mezích zákona a v souladu s platnou legislativou na ochranu osobních údajů.
Osobní údaje předáváme příjemcům mimo skupinu Linde pouze, když tak musíme učinit podle zákona, nebo pokud k tomu máme povolení. Ve všech ostatních případech vaše osobní údaje předáme třetím stranám jen poté, co od vás obdržíme příslušný souhlas.
Vzhledem k neustále se rozvíjející povaze našeho podnikání, můžeme některé dceřiné společnosti či části podniku prodat nebo je sloučit s jinými našimi podniky nebo s jinou společností. Tyto transakce obvykle zahrnují i předání informací týkajících se zákazníků odprodávané nebo oddělované dceřiné společnosti nebo části podniku kupujícímu nebo podniku vzniklému sloučením. Pokud by teoreticky došlo k prodeji skupiny Linde nebo její podstatné části, byly by kupujícímu předány i vaše osobní údaje.
4. Povinnost poskytnout osobní údaje
Abychom mohli zákazníkům poskytovat naše služby, musíme zpracovávat určité osobní údaje, někdy jsme k tomu dokonce povinni ze zákona. Při uzavření smlouvy od vás získáváme příslušné údaje (např. adresu, kontaktní údaje, informace o pozici). Bez těchto údajů bychom nemohli se zákazníky uzavírat smlouvy.
5. Automatizované rozhodování a profilován
U postupů, ze kterých plynou právní důsledky, nebo které by na vás měly podobně významný vliv, nepoužíváme automatizované rozhodování. Žádné rozhodnutí nebude učiněno bez dalšího přezkoumání člověkem.Profilování ve smyslu článku 4, odst. 4 nařízení GDPR se ve skupině Linde obecně neprovádí. V případě výjimky vám bude zasláno samostatné oznámení o ochraně údajů.
III. Osobní údaje na našich webových stránkách
Společnosti ve skupině Linde provozují internetové stránky, aby vám mohly poskytovat informace týkající se jejich výrobků a služeb.
1. Typ a původ osobních údajů zpracovávaných společností Linde
Pokud navštívíte některou z webových stránek Linde či skupiny Linde, získáváme od vás určité osobní údaje. Osobní údaje zpracovávané v této souvislosti mohou obsahovat vaše jméno, adresu, telefonní číslo nebo emailovou adresu. Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s provozováním našich webových stránek nám většinou sami aktivně poskytnete, když naše stránky používáte, např. při registraci určité služby, třeba pokud chcete dostávat náš zpravodaj. V některých případech mohou osobní údaje poskytnout i třetí strany, které nejsou se skupinou Linde spřízněny, například poskytovatelé internetových nebo marketingových služeb nebo tzv. softwarové plug-in, toto má souvislost zejména s technickými důvody. Společnost Linde zpracovává automaticky zejména následující údaje (především informace o přihlašování a údaje z používaných zařízení):
- Název vašeho poskytovatele internetových služeb (ISP)
- Vaši IP adresu
- Informace o prohlížeči a operačním systému (OS)
- Informace o datu, trvání a čase vaší návštěvy
- Informace o navštívených stránkách
- Informace o extrahovaných údajích a stažených souborech
- Informace o tom, ze které země se přihlašujete
- URL
- Klíčové slovo pro vyhledávání, pokud vás na naše stránky nasměroval vyhledávají nástroj
2. Účel zpracování osobních údajů společností Linde a právní základ zpracování
Osobní údaje zpracováváme vždy pouze v nutném rozsahu.
2.1 Osobní údaje zpracováváme, abychom splnili zákonné požadavky
Osobní údaje zpracováváme, abychom mohli plnit smluvní závazky, které máme vůči našim zákazníkům, nebo abychom mohli uskutečnit tzv. předsmluvní opatření prováděná na základě konkrétní žádosti. Může tomu tak být, pokud se zaregistrujete do určitých služeb, využíváte online objednávky nebo portál pro dodavatele.
2.2 Osobní údaje zpracováváme, abychom ochránili oprávněné zájmy
Osobní údaje také zpracováváme v zájmu zajištění nutné ochrany oprávněných zájmů společnosti Linde nebo společností patřících do skupiny Linde a v zájmu našich zákazníků (a případně i třetích stran). Osobní údaje v takových případech ale zpracováváme pouze po pečlivém zvážení všech příslušných zájmů.Konkrétně jde například o:
- Opatření umožňující analyzovat anonymizované informace o chování uživatelů, abychom mohli dále zlepšovat naše webové stránky.
- Opatření zajišťující různé funkce, například správu uživatelských účtů, nákupních košíků.
2.3 Osobní údaje zpracováváme s vaším souhlasem
Vaše osobní údaje zpracováváme, pokud jste nám poskytli svůj souhlas. Ten můžete kdykoli odvolat. Vezměte ale, prosím, na vědomí, že zpracování údajů, které proběhlo před odvoláním souhlasu, zůstává dovoleno. Jedná se zejména o:
- Registraci k odběru zpravodaje
- Informace o promo akcích
- Dotazování na kontaktní údaje
3. Příjemci vašich údajů
3.1 Společnosti patřící do skupiny Linde a poskytovatelé služeb
Společnost Linde sdílí osobní údaje způsobem uvedeným výše (viz článek II.3).
3.2 Sociální sítě
Pokud na odkaz na sociální síť kliknete, vaše IP adresa bude předána příslušnému poskytovateli sociální sítě a bude uložena, zpracována a používána touto sítí v souladu s její politikou ochrany soukromí. Informace u odkazu na sociální síť vás informují, že kliknutím na konkrétní obsah souhlasíte i s předáním svých osobních informací.
Další informace o zpracování osobních údajů sociálními sítěmi naleznete pod uvedenými odkazy:
Politika ochrany soukromí Facebook
Politika ochrany soukromí LinkedIn
Politika ochrany soukromí Twitter
4. Soubory cookies
Používáme soubory cookies. Více informací o charakteru a účelu souborů cookies, které používáme, naleznete v našich zásadách používání souborů cookies na adrese https://www.linde-gas.cz/cs/footer/cookie_policy.
5. Odkazy
Naše webové stránky obsahují odkazy na jiné stránky na internetu, na něž se vztahují jiné zásady ochrany osobních údajů vydávané provozovateli těchto webových stránek.
DŮLEŽITÉ UPOZORNĚNÍ
Informace týkající se vašeho práva na vznesení námitky
1. Námitky, které je možné vznést v určitých konkrétních situacích
Máte právo kdykoli se ohradit proti určitým způsobům zpracování svých osobních údajů vyplývajícím z konkrétní situace. Toto právo se vztahuje na zpracování údajů ve veřejném zájmu a zpracování osobních údajů v zájmu ochrany oprávněných zájmů. Toto právo se vztahuje i na profilování související se dvěma výše uvedenými situacemi.Pokud se ohradíte proti zpracování údajů, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat. Neučiníme tak ale, pokud můžeme prokázat, že máme oprávněný důvod, na jehož základě můžeme možnost zpracování údajů ochránit, a který převáží nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud zpracování údajů slouží k prosazení, uplatnění nebo obraně právního nároku.
2. Námitky proti zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu
Máte právo ohradit se proti zpracování svých osobních údajů za tímto účelem. Toto právo se vztahuje i na profilování související s přímým marketingem.
Pokud se ohradíte proti zpracování osobních údajů za účelem přímého marketingu, nebudeme vaše osobní údaje za tímto účelem nadále zpracovávat.
Vaše námitka nevyžaduje konkrétní formu, stačí ji zaslat e-mailem na adresu marketing.cz@linde.com.